Dicas para organizar uma boa e produtiva reunião

Dicas para organizar uma boa e produtiva reunião

1980 1154 Iguatemi Business

No mundo corporativo, a troca de ideias é algo essencial para manter a boa fluidez do negócio. Por isso, se torna sempre necessário reservar um tempo da semana para sentar com a equipe e realizar uma reunião, onde a liderança poderá expor algum problema a ser solucionado, ou então que seja um encontro para discutir sobre algum assunto em que sejam necessários outros pontos de vista, para se encontrar o melhor caminho a ser trilhado.

Porém, algumas empresas pecam pelo excesso e acabam agendando reuniões desnecessárias, em que a pauta não está bem definida e nenhuma decisão é tomada.

Por isso, separamos aqui algumas dicas para ter uma melhor organização de reuniões juntamente com a sua equipe.

Horários bem definidos

O primeiro passo para ter uma reunião produtiva e focada é definir bem os horários de início e término. Assim, a equipe consegue se organizar melhor para participar, sem afetar os outros trabalhos que precisam ser desempenhados de acordo com a suas funções.

Com os horários bem definidos, é possível também não ter problemas com o espaço reservado para a reunião. O Iguatemi Business Esplanada, inclusive, possui salas de reuniões que podem ser utilizadas por seus condôminos, mediante agendamento prévio.

Qual o principal objetivo?

Na hora de decidir por agendar uma reunião, é preciso estar com o objetivo daquele encontro bem definido. Pense exatamente no tema que originou a necessidade da reunião, para que, então, a solução possa ser encontrada mais facilmente.

É bom também já enviar os tópicos a serem discutidos aos que serão convocados para a reunião, assim eles já podem chegar preparados para o encontro, inclusive já tendo possíveis argumentações prontas a respeito do que será discutido. Isso tudo faz o trabalho ficar mais efetivo.

Escolha bem os participantes

Com o tema da reunião definido, pense bem nas pessoas que serão convocadas. Apenas chame aquelas que estão diretamente envolvidas com o projeto a ser discutido. Faça um filtro, para evitar que profissionais demais estejam presentes no encontro, pois isso pode prejudicar o foco da discussão.

Assuma a liderança

Se foi você quem propôs a reunião, não tenha medo de assumir a liderança da discussão. Esteja preparado para mediar as conversas e direcionar o encontro sempre que algo fugir do contexto. Assim é possível evitar perda de tempo.

E como líder, você deve apresentar as regras daquele encontro, como o simples ato de pedir a todos os presentes que desliguem os seus celulares. O foco de todos tem que estar 100% naquele encontro.

Prepare uma ata ao final

Essa dica final é importantíssima para não perder nada do que foi discutido dentro da reunião. Peça para que alguém fique responsável por anotar todas as sugestões e tudo o que foi falado durante a reunião, que possa trazer pontos favoráveis para a solução do problema ou então que mostre os caminhos a serem seguidos para uma melhor condução do projeto discutido na reunião.

Com foco, disciplina e boa organização, as melhores soluções para os seus negócios serão encontradas, sempre contando com reuniões bem planejadas.